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Datenschutz bei Veranstaltungen

 

Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO in Bezug auf Veranstaltungen

 

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden "Daten") bei Veranstaltungen des Zentrums für Arbeitgeberattraktivität (zeag GmbH) sowie zu Ihren Datenschutzrechten.

 

I. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

 

Das

Zentrum für Arbeitgeberattraktivität GmbH

Turmstraße 12, 78467 Konstanz

E-Mail: info@zeag-gmbh.de

Telefon: +49 7531 58485-10

 

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten veranwortlich. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden "DS-GVO") und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden "BDSG").

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

Beauftragter für den Datenschutz
c/o zeag GmbH - Zentrum für Arbeitgeberattraktivität
Turmstraße 12
78467 Konstanz
E-Mail: datenschutz@zeag-gmbh.de


II. Welche Daten werden über Sie gespeichert?

 

(1) Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

 

  • Berufliche Kontaktinformationen: Vor- und Nachname, ggf. Titel, Geschäftsadresse, ggf. Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse
  • Angaben zum Unternehmen bzw. der Insitution, für die Sie tätig sind
  • Angaben zu Ihrer beruflichen Position

 

(2) Grundsätzlich erheben wir diese Daten direkt von Ihnen. In Einzelfällen erhalten wir personenbezogene Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Insitutionen, für die Sie tätig sind, damit wir Sie zu einer unserer Veranstaltung einladen können.

 

III. Wofür werden Ihre Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

 

(1) Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, die von uns ausgerichtet wird, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um die Veranstaltung durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir ggf. Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Insitution und Ihre derzeitige berufliche Position in ein Teilnehmerverzeichnis / eine Gästeliste aufnehmen, das / die den anderen Teilnehmern der Veranstaltung (ggf. auch in elektronischer Form) zu Verfügung gestellt wird, oder stellen ggf. Ihre Daten (Name und Angabe zu Unternehmen/Insitution) den Moderatoren der Veranstaltung zwecks Durchführung der Veranstaltung zur Verfügung. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen nach der Veranstaltung erstellte veranstaltungsrelevante Materialien (z. B. Whitepaper) zuzusenden. Ferner geben wir ggf. Ihre Daten an kooperierende Insitutionen weiter, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme erforderlich ist, z. B. Veranstaltungseinlass oder externes Gästemanagement. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO.

 

Bei Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer medialen Berichterstattung besteht (wie z. B. TOP JOB-Preisverleihung), nehmen wir den Namen und die Funktion / berufliche Position dieser Personen des öffentlichen Interesses in Gästelisten / Teilnehmerverzeichnissen auf, die wir gegebenenfalls - über die in vorstehenden Absatz 2 beschriebene Nutzung hinaus - auch auf den Websites von der zeag GmbH Dirtten, z. B. interessierte Pressevertretern, zur Einsicht und zum Download zur Verfügung stellen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung.

 

Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Nennung Ihrer Daten zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an preisverleihung@zeag-gmbh.de senden. Für die TOP JOB-Preisverleihung wird die Gästeliste in das Programmheft aufgenommen, welches in gedruckter Form am Abend der Veranstaltung ausgehändigt wird. Um die Veröffentlichung Ihrer Daten in der Gästeliste des Programmhefts der TOP JOB-Preisverleihung 2020 zu widersprechen, senden Sie bitte eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an preisverleihung@zeag-gmbh.de bis spätestens 07. Februar 2020.

 

(3) Darüber hinaus werden bei unseren Veranstaltungen regelmäßig Fotos und/oder Videos aufgenommen, die in allen unseren Kommunikationskanälen und -medien z.B. auf unserer Homepage, in unseren Social Media Kanälen und Druckprodukten veröffentlicht werden, ggf. auch zusammen mit Ihrem Namen. Neben den Foto- und Videoaufnahmen können dabei automatisch auch Metadaten, wie z. B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert werden. Rechtsgrundlage für das Anfertigen und Speichern von Foto- und Videoaufnahmen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO basierend auf unserem berechtigten Interesse an einer Berichterstattung über die Veranstaltung. Rechtsgrundlage für das Veröffentlichen der Foto- und Videoaufnahmen sind §§ 22, 23 Kunsturhebergesetz (KUG).


Sie haben gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen zu widersprechen, sofern Sie als einzelne Person hervorgestellt werden und nicht die Veranstaltung an sich im Vordergrund steht. Bitte senden Sie dazu eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an preisverleihung@topjob.de.

 

(4) Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei den Veranstaltungen externe Berichterstatter zugegen sein können, die ebenfalls Fotos und Videos erstellen. Da wir aber keinen Einfluss auf die/den externen Berichterstattern erstellten Fotos und Videos und deren Verwendung durch diese haben, können wir zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter keine Angaben machen.

 

IV. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

 

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen, oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, müssen Sie uns Ihre Daten bereitstellen. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

 

V. Wer bekommt Ihre Daten?

 

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter. Des Weiteren setzen wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter, z. B. Versanddienstleister) weisungsgebunden ein, unter anderem für den postalischen oder digitalen Versand von Einladungen oder im Rahmen des Gästemanagements. Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und in dem Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Soweit diese Dienstleister Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäsiche Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie können über die unter Ziffer 1 genannten Konaktdaten eine Kopie dieser Garantien anfordern.

 

VI. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

 

(1) Wir speichern Ihre Kontaktdaten zwecks Versand von Einladungen bis zu Ihrem Widerspruch, um dem berechtigten wechselseitigen Interesse an Kommunikation bzw. Information nachkommen zu können. Ihren Widerspruch werden wir zu Beweissicherungszwecken für die Dauer von drei Jahren speichern.

 

(2) Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung oder zwecks Sicherheitsüberprüfung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.

 

(3) Die von Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO gespeicherten Foto- und Videoaufnahmen nebst der Metadaten werden solange gespeichert, bis Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO berechtigterweise Widerspruch gegen die Speicherung eingelegt haben, es sei denn es liegen vorrangige berechtigte Gründe für die Verarbeitung im Sinne von Art. 21 Abs. 1. Satz 2 DS-GVO.

 

(4) Sollten Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, geschieht dies nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Die zeag GmbH stellt sicher, dass entsprechende Löschvereinbarungen eingehalten werden.


VII. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

 

(1) Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oer nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DS-GVO zu verlangen. Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich jederzeit an den Ziffern 1 genannten Kontakt wenden. Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter Ziffer 3.

 

(2) Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist LFDI Baden-Württemberg, Königstraße 10 a, 70173 Stuttgart. Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.

 

Stand der Datenschutzhinweise: 25. September 2019