Wer macht was, wie lange und bis wann? Was gibt es zu beachten? Welche Vorarbeiten wurden schon erledigt und an welchen Stellen müssen andere aus dem Team einbezogen werden? Was lief bislang gut, was lief schlecht, was muss verbessert werden? Je reibungsfreier diese Abstimmung gelingt, umso effizienter kann gearbeitet werden. Jede zusätzliche Nachfrage und jede Orientierungslosigkeit, jedes Nachbessern und jeder vermeidbare Schritt in die falsche Richtung kosten Zeit, Nerven und am Ende auch Geld.
Schon immer passiert diese Abstimmung nicht allein im direkten Austausch. Nicht nur die Älteren kennen Post-its, handgeschriebene Memos, Aushänge am Schwarzen Brett, Pinnwände, Flipcharts, Ablagefächer oder die berüchtigten Umlaufmappen in Behörden. Auch viele junge Beschäftigte sind noch mit der Betriebsorganisation auf Papier vertraut – Deutschland gehört nach China, USA und Japan zu den Ländern mit dem größten Papierverbrauch weltweit.
Allerdings kommt die Kommunikation in deutschen Unternehmen und Organisationen inzwischen mit etwas weniger Papier aus – der Corona-Pandemie sei Dank. Wie so oft hat eine Krise als Beschleuniger für Veränderungsprozesse gewirkt. Die Unternehmen, deren Beschäftigte von Zuhause aus weitergearbeitet haben, mussten schnell auf digitale Tools umsteigen, um Arbeitsprozesse remote zu organisieren und den Austausch untereinander aufrechtzuerhalten. Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams für Videokonferenzen sowie Kollaborationsplattformen wie Slack und Trello haben sich als unverzichtbar erwiesen und sind innerhalb kürzester Zeit zur neuen Norm geworden.
Grundsätzlich können neue Technologien den sozialen Austausch erleichtern - bei einem Videocall ist generell mehr Kommunikation, mehr Mimik, mehr direkte Interaktion möglich als bei einer Telefonkonferenz. Eine E-Mail kann bei einem Erstkontakt weniger bedrängend wirken als ein Anruf und ist deutlich schneller als ein Brief per Post. Ein Teamchat hält alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Die verschiedenen digitalen Kommunikationskanäle bieten Chancen für verschiedene Temperamente: Es gibt eigentlich in jedem Team Telefonierer, E-Mailer, Chatter und Kurz-mal-Videocaller. Im Idealfall finden alle ihren bevorzugten Kanal – und das Team die passende Schnittmenge aus diesen Präferenzen.
Gleichzeitig sind Veränderungen und Erneuerungen im Kontext der Digitalisierung von Organisations- und Kommunikationsprozessen am Arbeitsplatz immer auch mühsam. Jedes neue Tool ist ungewohnt, muss von allen gelernt werden und kostet zu Beginn oft mehr Zeit, als es einspart. Und nicht allen Beschäftigten fällt es gleich leicht, sich in neue Abläufe und Tools einzuarbeiten, die oft auch gleich ein neues Vokabular mitbringen: Man zoomt, hält sich im Loop, bucht sich Slots, trifft sich zu Wrap-Ups oder wartet auf etwas, das noch pending ist. Wichtig ist, dass alle in diesen Lernprozessen mitgenommen werden und das Adaptionstempo nicht ausschließlich von den schnellsten Anwenderinnen und Anwendern vorgegeben wird. Wenn nicht ausnahmslos alle in den digitalen Tools sattelfest sind, werden deren Möglichkeiten nicht ausreichend ausgeschöpft. Zumal die nächste Neuerung oft schon auf dem Weg ist, bevor die letzte überhaupt ganz verstanden worden ist.
Wer jetzt fürchtet (oder hofft?), dass Menschen mit Schreibtischjobs demnächst alle mit VR-Brille vor der Tastatur sitzen und ihre Kolleginnen und Kollegen nur noch als Avatare im virtuellen Büro treffen, hat noch sehr viel Zeit, sich darauf einzustellen. Angesichts der Rückkehr der Büropflicht in vielen großen Unternehmen ist das für die meisten von uns noch Zukunftsmusik.
Letztlich werden sich am Ende jene digitalen Hilfsmittel durchsetzen, die sinnvoll, effizient und nutzerfreundlich sind. Ein guter Indikator für den Erfolg von Technologie ist der Gebrauch und Mehrwert im Alltag: Viele Menschen zoomen inzwischen nicht nur von Berufs wegen, sondern auch mit den Familien. Ebenso wie sich Menschen privat in Gruppenchats organisieren, Einkaufslisten online synchronisieren oder digitale Kalender teilen. Die Digitalisierung von Organisation und Kommunikation hat längst das private Miteinander erreicht.
Dieser Beitrag wurde verfasst von Andreas Schnittker.
Andreas Schnittker kombiniert Marketing und PR mit Active Sourcing. Der Geschäftsführer der MindChange GmbH positioniert auf diese Weise seine Kunden nicht nur als Employer of Choice, sondern spricht bei Bedarf auch gezielt die richtigen Talente direkt mit an.
